Una paciente volvió una tarde a la consulta de Kolkata y hizo una pregunta sencilla: “¿Cuánto me costó la última vez y qué me recetó entonces la doctora?” Nadie pudo contestarle en menos de diez minutos. No por incapacidad, sino porque la respuesta estaba en tres libros distintos.
La carpeta de fichas estaba en el armario, con las notas de la doctora. El talonario de recetas estaba sobre el escritorio, y los duplicados de las recetas estaban en algún cajón. El libro de cobros estaba con Mala, en su propio estante, ordenado por fecha, no por paciente. Mala trajo uno, la doctora el otro, y la paciente esperó mientras las dos pasaban hojas. Al final lo encontraron todo. Pero tardó, y las dos estaban un poco avergonzadas.
Yo estaba sentado al lado y pensé: tres mundos en una sala. Cada uno, por separado, está ordenado. Juntos son un acertijo.
Lo que cuesta de verdad la separación
Cuando se pregunta a las consultas si necesitan un sistema integrado, a menudo se recibe un encogimiento de hombros. “Nos arreglamos.” Casi siempre es verdad. La pregunta es qué cuesta arreglarse, y esos costes rara vez se ven, porque se reparten en muchos momentos pequeños.
Trabajo doble. El nombre de la paciente está en la ficha, en la receta y en el cobro, y cada vez se escribe de nuevo. El teléfono, igual. Son solo segundos por visita, pero son decenas cada día, y cada vez es una oportunidad de error al teclear.
Puntos ciegos. La alergia de la paciente está en la ficha. Pero la doctora escribe la receta en el talonario, y el talonario no sabe nada de la ficha. Que antes la haya mirado depende de su atención ese día. No es un reproche. Es un fallo del sistema: dos cosas que van juntas están en sitios distintos.
Cobros olvidados. No lo conté en esta consulta, pero lo he visto en otras: cuando el laboratorio, la receta y la consulta están en libros distintos, de vez en cuando falta una partida en la factura. No por intención, sino porque nadie ve las dos caras a la vez.
Tiempo de búsqueda. La escena de la paciente y su pregunta es tiempo de búsqueda. Se repite cada vez que alguien quiere saber algo que va más allá de la visita de hoy.
Nada de eso es dramático. Pero juntos son horas por semana, y son horas de personas que están ahí para otra cosa.
Qué significa “integrado” en ClinicPlusPlus
La palabra “integrado” se usa mucho y se explica poco. En mi caso significa algo muy concreto: las cosas que van juntas están unidas en la base de datos y no hay que unirlas a mano.
Empieza por la paciente. Tiene un número, nombre, fecha de nacimiento, sexo, teléfono, correo, dirección, grupo sanguíneo, alergias y antecedentes. Es su ficha, y todo lo demás cuelga de ella.
De ella dependen las citas. Una cita tiene un médico, una fecha, una hora, un tipo y un estado.
De la cita nace la consulta. Está unida a la paciente, al médico y a la cita. Contiene el motivo principal, los síntomas, el diagnóstico, el texto de la receta, una recomendación de análisis, una fecha de revisión y notas.
De la consulta pueden salir solicitudes de laboratorio, con estado y resultado.
Y de la paciente depende la factura, con partidas, descuento, pago y estado.
Al lado hay una lista de medicamentos con existencias, mínimo y fecha de caducidad.
Cuando la paciente de mi escena inicial vuelve y la doctora abre su ficha, ahí están las visitas, las consultas, los resultados de laboratorio y las facturas, en un solo lugar. La pregunta “¿cuánto costó y qué se recetó?” es cuestión de segundos, no de diez minutos.
La ficha de paciente: pocos campos, elegidos a propósito
Estuve mucho tiempo pensando qué debía llevar la ficha. La tentación de ofrecer todos los campos imaginables es grande, pero cada campo es uno que alguien tiene que rellenar y luego olvida.
Me decidí por lo que una doctora quiere saber antes de recetar o explorar: grupo sanguíneo, alergias, antecedentes. Y los datos que la recepcionista ya pregunta por teléfono. Las alergias tienen un campo propio para que no desaparezcan en un texto largo, y eso me importaba más que casi todo lo demás de la ficha.
Lo que no está: números de seguro, derivaciones, cartillas de vacunación, antecedentes familiares de forma estructurada. Para la consulta para la que construyo, nadie lo necesitaba. Para otra consulta podría ser lo más importante, y entonces habría que ampliar.
La consulta y la receta: aquí quiero ser totalmente sincero
El texto de la receta en ClinicPlusPlus es un campo de texto. La doctora escribe en él lo que receta, con sus palabras. El programa no comprueba nada. No conoce ninguna base de datos de medicamentos, no avisa de interacciones, no revisa dosis y no reconoce principios activos que contradigan la alergia de la paciente.
Lo digo con tanta claridad porque en la publicidad de los “sistemas integrados” se suele dar la impresión de que el software piensa. El mío no lo hace. Una base de medicamentos con control de interacciones es un proyecto de años, con especialistas, con mantenimiento y con cuestiones de responsabilidad, y me parece irresponsable afirmar algo así como subproducto de un programa pequeño.
La ganancia de la integración está en otro sitio, y es modesta pero real: la doctora ve, al escribir la receta, la misma pantalla en la que están las alergias de la paciente, y la receta queda para siempre unida a la consulta y a la paciente. Ya no está en un cajón.
El laboratorio
Una solicitud de laboratorio tiene un número, una paciente, un médico, un análisis, una fecha, un estado y, más tarde, un resultado con fecha y observación. Los análisis en sí están en una lista con nombre, código, categoría, precio, rango normal y unidad.
Suena a poco, y lo es. Pero sustituye algo muy concreto: el montón de fotos de informes de laboratorio que antes llegaban por el mensajero de la consulta y que había que archivar a mano en la ficha correcta. Un resultado cuelga ahora de una solicitud, y la solicitud de una paciente.
Lo que el programa no sabe hacer: leer informes, comparar valores automáticamente con el rango normal ni conectar aparatos de laboratorio. El resultado se anota, no se importa.
La factura
Una factura en ClinicPlusPlus pertenece a la paciente. Tiene un número, una fecha, importes de consulta, medicamentos, laboratorio y otros, un descuento, un total, el importe pagado, la forma de pago, un estado y una nota. El estado muestra, por ejemplo, si la factura está pendiente o pagada, y la pantalla de inicio muestra los ingresos de hoy en comparación con ayer.
Siendo sincero, es la forma más sencilla de factura que pude imaginar. Está unida a la paciente y no automáticamente a una consulta concreta. No conoce el desglose fiscal, y una factura que cumpla en la India las exigencias del GST está en mi lista y no está construida. Quien necesite formatos de factura exigidos por ley no puede usar hoy el programa para eso, y quiero que eso quede claro.
Lo que la factura aporta es orden: todos los importes de una paciente están en un sitio, por fecha, y a fin de mes ya nadie tiene que pasar tres tardes cuadrando libros para saber qué se ha cobrado.
La lista de medicamentos
En la consulta se dispensan algunos medicamentos directamente, y para eso hay una lista sencilla con nombre, nombre genérico, categoría, unidad, fabricante, existencias, mínimo, precio de compra, precio de venta y fecha de caducidad. El estado muestra “OK”, “Poco” o “Sin existencias”, y la pantalla de inicio cuenta cuántos medicamentos están en el mínimo o por debajo.
También aquí el límite: las existencias se llevan hasta ahora a mano. Una dispensación en la consulta no las descuenta automáticamente. Es una lista con alarma, no un sistema de gestión de almacén. Para una consulta que lleva su farmacia a gran escala, no basta.
Un paso a paso de una visita
Para que todo esto no quede abstracto, aquí va una visita tal como se ve en ClinicPlusPlus. Tomo a una paciente que viene desde hace dos años.
Llama por teléfono, y Mala crea una cita con el médico que prefiere. Cuando la paciente llega, la doctora abre la cita y con ella la ficha. Arriba están el grupo sanguíneo y las alergias, debajo los antecedentes, y más abajo las consultas anteriores. La doctora lee lo que anotó la última vez y no tiene que buscar la ficha en otra sala.
Crea la consulta: motivo principal, síntomas, diagnóstico. Escribe el texto de la receta y recomienda un análisis de sangre. Fija una fecha de control, dentro de una semana. Luego crea la solicitud de laboratorio, y la paciente va al laboratorio.
Dos días después llega el resultado. Mala lo anota en la solicitud. La doctora lo ve la próxima vez que abre la ficha, y en la cita de control todo está en un solo lugar.
Al final de la primera visita, Mala ha emitido la factura: consulta, medicamentos de la consulta, laboratorio, sin descuento, pagado en efectivo. El importe aparece por la tarde en los ingresos del día.
Nada de eso lleva más que unos clics. Pero la diferencia con los tres mundos es que la paciente ahora tiene una sola historia, no tres.
Protección de datos y responsabilidad
Los datos de los pacientes son sensibles, y quien construye un programa para ellos no debería conformarse con un párrafo. Por eso escribo lo que sé y lo que no.
Los datos están en un único archivo en el ordenador de la consulta. No se transmiten a mí ni a ninguna nube. Es una ventaja real para quienes valoran el control de sus datos.
El precio es la responsabilidad propia. Todavía no hay copia de seguridad automática, y el archivo hay que copiarlo a mano a un segundo soporte. Si el ordenador de la consulta está protegido contra robo, software malicioso y miradas curiosas, depende de la consulta.
Una gestión de permisos para distintos empleados, como la conocen los sistemas grandes, no está desarrollada en la medida que considero necesaria para una consulta mayor. Hoy no usaría ClinicPlusPlus en una consulta en la que varias personas deban trabajar con derechos de acceso claramente separados. Si tu país o tu colegio profesional impone requisitos concretos para guardar datos de salud, no puedo responderte, y el programa tampoco. Pregunta donde la respuesta sea vinculante.
Cuándo un sistema integrado no es lo adecuado
No opino que toda consulta necesite un sistema integrado. Hay buenos motivos para mantener cosas separadas.
Quien tiene una facturación muy especializada, por ejemplo con seguros o mutuas, necesita una herramienta que haga eso muy bien, y un programa general nunca será tan bueno en eso. Quien tiene un sistema de laboratorio maduro, debería conservarlo. Quien se las arregla con medios simples y atiende solo a dos o tres pacientes al día, quizá se sienta más cargado que aliviado por un programa.
La ventaja de la integración crece con el número de pacientes, de médicos y de niveles que deben estar conectados. En una consulta con cinco pacientes al día es pequeña. En una con cincuenta es grande.
Una pregunta que oigo a menudo
“¿Por qué no simplemente tres programas distintos, cada uno el mejor en lo suyo?” La respuesta es: es una estrategia legítima si alguien conecta los tres. En una consulta pequeña casi siempre es la recepcionista, con papel, teléfono y memoria. Y justo ahí nacen los errores de los que he escrito. Integración no significa que un programa sea el mejor en cada materia, sino que la conexión ya no la tiene que hacer una persona.
Lo que me llevo
De la escena de la paciente que esperaba me llevé una vara de medir sencilla para el software de consultas: ¿cuánto se tarda en responder la pregunta que un paciente hace en el mostrador? No cuántas funciones tiene el programa, no lo bonito que es el calendario, sino: ¿qué costó, qué se recetó, cuándo debo volver?
ClinicPlusPlus lo responde hoy en un solo sitio. Lo hace con medios sencillos y con límites claros: la receta es un texto, la factura no es fiscal, las existencias se llevan a mano, la copia de seguridad también. Lo considero un comienzo honesto. Si alcanza para tu consulta, solo tú puedes juzgarlo, y lo mejor es hacerlo planteando una pregunta de paciente y cronometrando cuánto tarda la respuesta.
Si en tu consulta hay una pregunta así que siempre tarda demasiado, escríbemela. Las colecciono, porque de ellas nacen las funciones que de verdad se necesitan.
Esta entrada describe el estado del desarrollo en el momento de su publicación y no es asesoramiento jurídico ni de protección de datos.