ClinicPlusPlus vs Cliniko: software de gestión de consulta médica comparado

Era un martes por la mañana, poco después de las nueve, y yo estaba sentado en la sala de espera de una consulta pequeña en Kolkata. No como paciente. Le había prometido a la doctora que iría a ver por qué en su consulta “todo tarda siempre tanto”. La recepcionista, la llamaré Mala, tenía delante una agenda de papel enorme, al lado un portátil con un archivo de Excel abierto, y al lado un montón de papelitos donde preparaba las recetas para la farmacia de la esquina. Sonó el teléfono, una paciente quería cambiar la cita, y Mala empezó a pasar hojas, tachar, escribir de nuevo, buscar la ficha, no encontrarla, encontrarla por fin.

Llevo veinte años haciendo software y conozco esa sensación: ves algo y al instante piensas “esto se puede resolver”. La mayoría de las veces conviene olvidar ese pensamiento. Yo no lo olvidé.

Lo que vi de verdad en esa consulta

No quiero exagerar. La consulta funcionaba. La doctora era buena, los pacientes volvían y nadie estaba al borde del colapso. Pero esa mañana fui anotando dónde se quedaba atascado el tiempo, y la lista salió más larga de lo que esperaba.

Las citas estaban en la agenda y, además, en el Excel, porque a la doctora le gustaba mirarlas desde casa. Las dos fuentes no siempre coincidían. Las historias clínicas vivían en carpetas, y quien llevaba un año sin venir se convertía en una búsqueda del tesoro. Las recetas se escribían a mano o se tecleaban y se volvían a teclear. Los resultados de laboratorio llegaban en papel o como foto por mensajería, y alguien tenía que meterlos en la carpeta correcta. A fin de mes, Mala pasaba tres tardes cuadrando facturas con el libro de caja.

Y luego estaba la luz. Dos veces en esas tres horas parpadeó, y una vez se fue el internet diez minutos. Nadie se alteró. Era lo normal.

Ahí empecé a pensar en serio. No en si existe software para consultas, claro que existe, sino en si existe uno que funcione en esa sala concreta, con ese internet, con ese presupuesto y con esas facturas.

Primero, mirar qué hay

Tengo la costumbre de no construir nada antes de intentar de verdad comprarlo. Ahorra meses. Así que dediqué dos noches a mirar todo lo que encontré. Algunos programas eran demasiado grandes, pensados para clínicas con departamento de informática. Otros eran viejos y parecían de otra época. Y luego estaba Cliniko.

Probé Cliniko a fondo, y lo digo con claridad porque más adelante el texto se pone crítico y no quiero que suene injusto. Cliniko es un buen producto. La interfaz es ordenada. La agenda con una columna por profesional es exactamente como uno la imagina. Las plantillas de notas de tratamiento son fruto de años de trabajo con fisioterapeutas, quiroprácticos y profesiones parecidas, y se nota. La empresa es australiana y el programa se siente hecho por gente que ha hablado mucho con consultas reales de ese mundo.

Si diriges una clínica de fisioterapia en Melbourne o en Auckland, no necesitas seguir leyendo. Usa Cliniko.

Por qué, aun así, no servía para esta consulta

La doctora de Kolkata no era una fisioterapeuta de Melbourne. Anoté cuatro cosas que no encajaban, y las anoté tal como las sentí, no como las escribiría un folleto.

El internet. Cliniko funciona en la nube. En Sídney es lo más razonable del mundo. En la consulta que visité, un día sin conexión no es una catástrofe, pero un día en que por eso no puedes abrir la historia de un paciente sí lo es. Un programa que se detiene con cada corte de red es allí un riesgo, no una comodidad.

El precio, en la moneda equivocada. Cliniko se cobra por profesional y por mes, en dólares. La cifra que recuerdo, para una sola persona, rondaba los cuarenta y cinco dólares al mes, y crece con cada profesional que se añade. Comprueba el precio actual por tu cuenta, estas cosas cambian. Para una clínica australiana es una partida normal. Para una consulta pequeña en la India, con ingresos en rupias, una suscripción permanente en dólares se siente distinta, y con tres o cuatro médicos uno la multiplica por doce muy rápido.

Las facturas. En la India una factura tiene que incluir ciertas cosas, impuestos incluidos. Cliniko está pensado para los formatos de Australia, Nueva Zelanda y Reino Unido. No es una crítica, simplemente no es su mercado. Pero significaba que Mala habría acabado a fin de mes otra vez en Excel.

De quién son los datos. Las historias clínicas están en los servidores de Cliniko. Para muchas consultas eso está bien. La doctora me dijo, sin que yo preguntara: “Quiero que las historias se queden en casa.” No era un argumento legal, era una corazonada, y pensé que había que tomarla en serio.

Ninguno de esos cuatro puntos es un defecto de Cliniko. Son razones por las que esa herramienta tenía la medida equivocada para esa consulta.

El momento en que decidí hacerlo yo

Me gustaría poder decir que tomé una gran decisión. En realidad, un sábado creé un proyecto vacío, “solo para ver” si en un día conseguía algo que mostrara un formulario de paciente y un calendario de citas.

Elegí una aplicación de escritorio, porque funciona sin internet y porque los datos quedan en un solo archivo en el ordenador de la consulta. Por dentro es VB.NET con una base de datos SQLite local, y la pantalla es una vista web dentro de una ventana de Windows. Suena más técnico de lo que es. Para la consulta significa: abrir el programa, trabajar, copiar el archivo. Sin cuenta, sin servidor, sin suscripción.

El primer día salió, efectivamente, un formulario de paciente y un calendario a medias. Las semanas siguientes trajeron lo que siempre llega cuando haces software para personas reales: construí cosas que yo creía importantes, luego pregunté a Mala y a la doctora, y la mitad les daba igual mientras me pedían cosas en las que yo nunca había pensado. Por ejemplo, Mala quería ver al instante, al crear una cita, si la paciente ya había venido antes. Un detalle pequeño, pero me enseñó en qué se fija alguien que trabaja con el teléfono sujeto entre el hombro y la oreja.

Una conversación que me hizo cambiar de idea

Hubo un momento, a las dos semanas, en que casi lo dejo. Estaba cansado, el calendario seguía sin gustarme y pensé que tal vez la solución sensata era decirle a la doctora que se suscribiera a algún servicio en la nube y se olvidara de mí. Se lo dije casi con esas palabras, por teléfono. Hubo un silencio corto y luego contestó algo que no esperaba: que ya había probado dos programas así, que los dejó porque cada vez que fallaba la red se quedaba mirando una pantalla blanca delante de un paciente, y que prefería uno imperfecto que siguiera funcionando en esos momentos. No fue un elogio ni una promesa. Fue una descripción de su día. Colgué y abrí el proyecto otra vez.

Qué errores cometí

Cometí al menos tres errores en las primeras semanas, y prefiero contarlos yo antes de que los descubra otro.

El primero fue el calendario. Pasé dos días dejándolo bonito, con colores por médico y arrastrar y soltar, y solo después pregunté cómo crea Mala las citas. La respuesta: por teléfono, con una mano, mientras con la otra busca la ficha. No quería colores bonitos; quería que el nombre de la paciente estuviera arriba y que se viera marcado el siguiente hueco libre. Rehíce el calendario tres veces.

El segundo error fue la copia de seguridad. Tenía los datos en un único archivo y me parecía elegante. Luego, durante un paseo, caí en que un único archivo es también un único punto donde todo puede romperse. Una copia automática está por eso en mi lista y todavía no está incorporada. Hasta entonces hay que copiar el archivo a mano a otro disco, y me pongo un poco nervioso al pensar en las consultas que se olvidan de hacerlo. Y no es un problema solo mío: quien usa un programa local tiene que ocuparse de las copias. Es el precio de que los datos se queden contigo.

El tercero fue la vanidad. Quería que el programa hiciera desde el principio todo lo que hace Cliniko. A las tres semanas entendí que una ventaja de diez años no se recupera en un mes, y empecé a construir solo lo que la consulta usa cada día: crear paciente, dar cita, anotar la consulta, escribir el texto de la receta, emitir la factura. Lo demás puede esperar.

Qué hace hoy ClinicPlusPlus y qué no

Aquí tengo que ser sincero, porque una comparación que solo enumera los puntos fuertes del propio programa no lo es.

ClinicPlusPlus gestiona pacientes, citas de varios médicos, consultas con notas y texto de receta, solicitudes de laboratorio con sus resultados, facturas y un inventario sencillo de farmacia. Funciona en un ordenador con Windows sin internet, los datos están en un archivo, y hay una pantalla de inicio con las citas del día y el resumen del paciente.

Pero no está terminado y no lo voy a presentar así. Algunas pantallas todavía son prototipos, el inicio y los informes aún no están conectados en todas partes a los datos reales, y la factura conforme a la normativa fiscal que quiero para la India es una meta que aún no he alcanzado. No hay reserva de citas en línea para pacientes ni recordatorios automáticos por SMS. Quien necesite eso hoy está mejor con Cliniko.

Lo escribo así de claro porque en veinte años he visto demasiadas veces qué pasa cuando alguien vende software con promesas que todavía no existen. Al final quien paga es la consulta, con su tiempo.

La comparación directa

He intentado que la tabla sea justa. Donde Cliniko va por delante, lo pone.

Quién debería elegir cuál

Elige Cliniko si ejerces en Australia, Nueva Zelanda o Reino Unido, si eres fisioterapeuta, osteópata o quiropráctico y quieres las plantillas de notas ya maduras, si necesitas reserva en línea y recordatorios por SMS y prefieres una solución en la nube con buen soporte.

ClinicPlusPlus puede interesarte si tu consulta tiene varios médicos, si la conexión a internet no es fiable, si quieres conservar los datos de los pacientes en tu propio ordenador y si buscas un programa que se pague una vez y no cada mes. Y si estás dispuesto a usar un programa que todavía crece y a decirme qué le falta.

Si estás en un punto intermedio, te aconsejo mirar los dos. Prueba Cliniko durante el periodo de prueba. Luego fíjate en lo que haces de verdad un martes cualquiera por la mañana en tu consulta y pregúntate qué herramienta te estorba en ese momento.

Lo que me llevo de todo esto

De esta historia me quedo con una regla que ya conocía y que nunca me había tomado tan en serio: la mejor herramienta es la que encaja con tu sala, no la que más funciones tiene. Cliniko encaja de maravilla en las consultas para las que fue hecho. Mi programa intenta encajar en otra sala. Si Mala cerrará algún día la agenda de papel, todavía no lo sé. Sigue sobre la mesa, y, siendo sincero, eso no depende de mi software sino de si consigo hacerlo lo bastante bien.

Si tienes preguntas o te falta algo, escríbeme. Y si usas Cliniko y estás contento, quédate con él. Lo digo en serio.

Esta entrada describe el estado del desarrollo en el momento de su publicación. Los precios de terceros cambian, compruébalos en la web de cada proveedor.