O armário do consultório de Kolkata era um armário como há em mil consultórios: cinza, com gavetas que não correm bem retas e com pastas suspensas amolecidas nas bordas. Numa manhã, Mala foi buscar o prontuário de uma paciente que não vinha desde 2019. Encontrou na terceira gaveta, atrás de uma pasta com outro nome que tinha sido arquivada errado. Levou quatro minutos. A paciente esperou e não disse nada.
Ninguém viu isso como um problema. Era algo completamente normal. Mas naquela manhã pensei pela primeira vez a sério em algo que nós, desenvolvedores, gostamos de deixar passar: quanto custa realmente o papel? Não em reais ou rupias por folha, mas em tudo o que vem junto.
Quero responder a essa pergunta com honestidade neste texto, e isso significa calcular os dois lados. O papel tem vantagens que nos textos sobre digitalização costumam ser caladas, e o prontuário digital tem custos que faltam nos folhetos.
A conta do papel
Quem quer calcular o custo de um prontuário em papel não deveria começar pelo papel. O papel é barato. Os custos estão em outro lugar, e são sete itens.
1. Tempo de busca. Cada prontuário que alguém vai buscar custa minutos. Cada um arquivado errado custa mais. É o maior item, e quase nunca é medido.
2. Tempo de cópia. Os mesmos dados são escritos várias vezes: na ficha, na receita, na cobrança. Cada vez são segundos, todo dia dezenas de vezes.
3. Espaço. Um armário ocupa lugar, e lugar custa aluguel. Quanto mais velho o consultório, mais armários, e mais tempo leva a busca.
4. Material. Papel, pastas, canetas, impressora, toner. São os únicos custos que todos veem, e costumam ser os menores.
5. Erros. Letra ilegível, pastas trocadas, anotações esquecidas. Uma parte fica sem consequências. Outra não.
6. Risco. Fogo, água, mofo, roubo. Um prontuário em papel existe uma única vez. Se desaparece, desaparece.
7. Receita perdida. Quando atendimento, receita, laboratório e cobrança estão em livros diferentes, de vez em quando falta um item na cobrança. Quantas vezes, ninguém sabe, porque por definição ninguém percebe.
Um exemplo de cálculo com números inventados
Mostro a conta com números que inventei, não com medidas. Troque-os pelos seus, e você terá uma afirmação sobre o seu consultório.
Suponha que o consultório tem 25 pacientes por dia. Suponha que por paciente se vão em média seis minutos em buscar, copiar e perguntar, que um sistema poderia poupar. São 150 minutos por dia, ou seja, duas horas e meia. Com 26 dias úteis por mês, são 65 horas.
Suponha que uma hora da recepcionista custa ao consultório 120 rupias. Então são 7.800 rupias por mês e 93.600 por ano. Some o aluguel do espaço dos armários, talvez dez por cento disso, e o material, que você conhece bem. Esse é o lado visível da conta.
O lado invisível são os erros e a receita perdida. Esses eu não posso estimar por você. Mas você pode estimá-los se, durante uma semana, anotar quantas vezes algo teve de ser procurado, corrigido ou acrescentado.
O resultado raramente é um argumento que convença todos. É um número que até então não se conhecia, e só isso costuma mudar a conversa.
O que o papel faz realmente bem
Até aqui parecia que o papel era um erro. Não é, e quero ser justo.
Não precisa de eletricidade. Num consultório onde a luz pisca, um armário com prontuários pode ser usado a qualquer instante. Um computador, não.
Não precisa de treinamento. Qualquer um sabe abrir uma pasta. Não há login, nem senha, nem mensagem de erro.
É flexível. Dá para escrever na margem, desenhar um croqui, grampear um bilhete. Muitos médicos pensam ao escrever, e o papel os acompanha aonde quiserem.
É seu. Nenhum fornecedor pode desligá-lo, encarecê-lo ou descontinuá-lo. Nenhuma atualização muda da noite para o dia como ele funciona.
É verificável. Uma anotação manuscrita com data é, conforme o país e o caso, um comprovante que todos entendem e que se pode conferir sem tecnologia.
Quem passa do papel ao digital troca algumas dessas forças por outras, e convém saber.
O que custa o prontuário digital
Também aqui há mais itens do que o preço do software.
O computador. Um equipamento que funcione com confiabilidade, e talvez um segundo de reserva. Num consultório com fornecimento de energia incerto, é preciso um nobreak para que uma queda não aconteça no meio de uma digitação.
O software. Pagamento único ou assinatura, conforme o produto. Se for assinatura, calcule em cinco anos, não no primeiro mês.
A implantação. Tempo em que alguém aprende em vez de trabalhar. Num consultório pequeno não é trivial, e são semanas, não dias, até ficar natural.
O backup. Um prontuário digital que só está num computador é mais arriscado do que um prontuário de papel no armário se ninguém faz backup. Quem faz precisa de um hábito, de um segundo meio e de alguém que se lembre.
A transição. O tempo em que os dois convivem é o mais caro. Há trabalho em dobro, confusão, erros. É o preço, mas passa.
A dependência. Quem trabalha em digital depende de uma técnica que pode falhar e de pessoas que a mantêm. Não é um argumento contra a digitalização, mas é um item.
Os riscos, comparados
Quem só compara custos ignora os riscos, e eles são a parte mais interessante da conta.
O papel queima, molha, mofa, é roubado e desaparece na pasta errada. Mas esses riscos são visíveis, todos os entendem, e muitos consultórios têm hábitos contra eles mesmo sem nunca ter falado do assunto.
Os dados digitais se perdem de outro modo: um disco rígido falha, um programa apresenta defeito, alguém apaga um arquivo sem querer, um software malicioso criptografa tudo. Esses riscos são invisíveis até acontecerem, e então costumam ser totais. O antídoto é um backup num segundo lugar, e é a coisa mais importante que um consultório precisa aprender ao mudar.
Minha avaliação sincera: um prontuário digital bem protegido por backup é mais seguro do que um de papel. Um prontuário digital sem backup é mais arriscado. A diferença não está na técnica, mas no hábito.
Como medir durante uma semana
A conta acima se apoia em números supostos. Em uma semana você pode trocá-los por medidas, e é mais simples do que parece.
Coloque ao lado do posto da recepcionista uma folha com quatro colunas: Procurar, Copiar, Perguntar, Corrigir. Toda vez que algo disso acontecer, ela faz um risco e, se lembrar, anota ao lado os minutos aproximados. Não precisa ser exata. Trata-se da ordem de grandeza.
No fim da semana você soma. A maioria dos consultórios se surpreende, nos dois sentidos. Alguns constatam que é menos do que pensavam e ficam com o papel de consciência tranquila. Outros constatam que um dia inteiro por semana desaparece nessas quatro colunas.
O importante é que a recepcionista preencha a folha ela mesma e não sinta que está sendo vigiada. Diga para que serve: você quer saber se o trabalho dela pode ficar mais fácil. É a verdade, e ela colaborará de outro modo do que se suspeitar que se trata da sua rapidez.
Perguntas que me fazem sobre este tema
Posso jogar fora os prontuários de papel depois de digitalizados? Depende do seu país, da sua profissão e do tipo de documento, e não posso responder. Existem prazos de guarda, e alguns documentos precisam permanecer no original. Pergunte ao seu conselho ou associação profissional antes de destruir qualquer coisa.
Preciso escanear tudo? Não, e quase sempre desaconselho. Escanear custa muito tempo, e grande parte das páginas escaneadas nunca mais será olhada. É melhor transferir o essencial quando uma paciente volta.
O digital é mais arriscado para a proteção de dados? É arriscado de outro modo. O papel pode ser roubado, mas só por alguém que esteve na sala. Os dados digitais podem ser acessíveis de qualquer lugar se o computador estiver em rede e mal protegido. Um programa local que não precisa estar ligado à internet reduz essa superfície de ataque, mas não substitui a proteção do computador.
E se a energia cair? Então o papel ajuda, enquanto você o tiver. Muitos consultórios guardam para esse caso uma folha de emergência em que anotam à mão o imprescindível, e passam depois para o sistema. Não é vergonha, é boa prática.
Quando o papel basta e quando o digital compensa
Não há uma regra que valha para todos, mas há pontos de apoio.
O papel basta se o consultório é pequeno, tem poucos pacientes por dia, trabalha um só médico, os prontuários são raramente necessários e tudo fica numa sala. Nesse caso, o esforço da mudança é maior do que o benefício, e não aconselharia ninguém a se pressionar.
O digital compensa se vários médicos precisam dos mesmos prontuários, se vêm muitos pacientes por dia, se as cobranças e receitas precisam ser conferidas constantemente, se os prontuários são necessários em vários lugares ou se alguém no consultório já passa metade do tempo procurando.
O limite não é um número, mas o ponto em que procurar e conferir consome mais tempo do que custa uma mudança. Onde isso fica, só você pode descobrir com a sua lista da semana.
Se você mudar: comece pequeno
Quem se decide não deveria tentar transferir todos os prontuários antigos de uma vez. É um projeto que paralisa consultórios por meses e raramente termina.
Comece pelos pacientes novos. A partir de um dia fixo, cada paciente nova é cadastrada em digital. Os prontuários antigos de papel ficam no armário.
Traga os prontuários antigos para o sistema só quando a paciente voltar. Então você transfere o que realmente importa: alergias, doenças anteriores, medicação em curso. O resto fica no papel enquanto estiver seguro ali.
Mantenha o arquivo de papel. Faz parte do seu backup, e pode ter ainda prazos legais de guarda que você deveria conhecer.
Defina uma data para o fim do registro duplo. Sem prazo, os consultórios vivem anos com dois sistemas.
Como isso se apresenta no ClinicPlusPlus
Escrevo aqui sobre papel e digital porque construo um programa, e é justo que eu também nomeie os seus limites.
O ClinicPlusPlus cria o prontuário da paciente em digital, com tipo sanguíneo, alergias e histórico, além de consultas marcadas, atendimentos, pedidos de laboratório e cobranças, num arquivo no computador do consultório. Com isso substitui a busca e a cópia repetida.
Não substitui tudo o que o papel faz. Um espaço para documentos escaneados, como encaminhamentos, laudos de fora ou anotações digitalizadas, não está incluído na forma atual. Também não há lugar para croquis nem anotações manuscritas na margem. Falta um backup automático, o arquivo precisa ser copiado à mão para um segundo meio, e esse é justamente o risco de que falei acima. É um programa para consultórios dispostos a desenvolver esse hábito.
Se você tem um arquivo de papel que não quer abandonar, não é contradição. Um programa como o meu pode pôr ordem em tudo o que é novo, e o papel fica onde está seguro.
Uma solução intermediária que muitos consultórios ignoram
Entre o papel puro e o totalmente digital há um caminho intermediário que recomendo com frequência, porque custa pouco e ensina muito: mantenha só a lista de consultas em digital. Todo o resto fica em papel: os prontuários, as receitas, os livros de cobrança.
O motivo é simples. As consultas são os dados mais consultados, mais alterados e mais copiados errado. Quem os tem num único lugar elimina grande parte do atrito sem que ninguém precise aprender uma nova forma de trabalhar com os prontuários. E depois de algumas semanas vê se o conjunto compensa antes de mudar mais.
O que o armário me ensinou
Os quatro minutos que Mala levou naquela manhã não eram o problema. O problema era que ninguém os via como um problema. E essa é, acho, a verdadeira conta: os custos mais caros são os que não se notam porque se tornaram normais.
Isso não significa que todo consultório deva virar digital. Significa que todo consultório deveria calcular uma vez, com honestidade, quanto o papel lhe custa, e fazê-lo com os seus próprios números, não com os meus. Se o resultado for “estamos bem assim”, então estão bem assim, e para isso não precisam de mim.
Se você fez a conta e o resultado o surpreendeu, num sentido ou no outro, escreva para mim. Coleciono essas contas, porque são mais reveladoras do que qualquer estatística.
Os números deste texto são valores de exemplo inventados, não medições. Este texto descreve o estágio do desenvolvimento no momento da publicação.