Uma paciente voltou numa tarde ao consultório de Kolkata e fez uma pergunta simples: “Quanto me custou da última vez e o que a doutora me receitou naquela ocasião?” Ninguém soube responder em menos de dez minutos. Não por incapacidade, mas porque a resposta estava em três livros diferentes.
A pasta de fichas estava no armário, com as anotações da médica. O bloco de receitas estava sobre a mesa, e as cópias das receitas estavam em alguma gaveta. O livro de cobranças estava com Mala, na prateleira dela, organizado por data, não por paciente. Mala trouxe um, a médica o outro, e a paciente esperou enquanto as duas folheavam. No fim acharam tudo. Mas demorou, e as duas ficaram um pouco sem graça.
Eu estava sentado ao lado e pensei: três mundos numa sala. Cada um, separado, está em ordem. Juntos, são um enigma.
O que a separação custa de verdade
Quando se pergunta aos consultórios se precisam de um sistema integrado, muitas vezes se recebe um dar de ombros. “A gente se vira.” Quase sempre é verdade. A pergunta é quanto custa se virar, e esses custos raramente aparecem, porque se espalham por muitos momentos pequenos.
Trabalho em dobro. O nome da paciente está na ficha, na receita e na cobrança, e toda vez é escrito de novo. O telefone também. São só segundos por visita, mas são dezenas por dia, e cada vez é uma chance de erro de digitação.
Pontos cegos. A alergia da paciente está na ficha. Mas a médica escreve a receita no bloco, e o bloco não sabe nada da ficha. Se ela olhou antes, depende da atenção dela naquele dia. Não é uma acusação. É uma falha do sistema: duas coisas que andam juntas estão em lugares diferentes.
Cobranças esquecidas. Não contei isso nesse consultório, mas vi em outros: quando o laboratório, a receita e a consulta estão em livros diferentes, de vez em quando falta um item na cobrança. Não por intenção, mas porque ninguém vê os dois lados ao mesmo tempo.
Tempo de busca. A cena da paciente e da pergunta dela é tempo de busca. Repete-se toda vez que alguém quer saber algo que vai além da visita de hoje.
Nada disso é dramático. Mas juntos são horas por semana, e são horas de pessoas que estão ali para outra coisa.
O que “integrado” significa no ClinicPlusPlus
A palavra “integrado” é muito usada e pouco explicada. No meu caso, significa algo muito concreto: as coisas que andam juntas estão ligadas no banco de dados e não precisam ser ligadas à mão.
Começa pela paciente. Ela tem um número, nome, data de nascimento, sexo, telefone, e-mail, endereço, tipo sanguíneo, alergias e histórico. É a ficha dela, e tudo o mais se pendura nela.
Dela dependem as consultas marcadas. Uma marcação tem um médico, uma data, uma hora, um tipo e um status.
Da marcação nasce o atendimento. Está ligado à paciente, ao médico e à marcação. Contém a queixa principal, os sintomas, o diagnóstico, o texto da receita, uma recomendação de exames, uma data de retorno e observações.
Do atendimento podem sair pedidos de laboratório, com status e resultado.
E da paciente depende a cobrança, com itens, desconto, pagamento e status.
Ao lado há uma lista de medicamentos com estoque, mínimo e data de validade.
Quando a paciente da minha cena inicial volta e a médica abre a ficha dela, ali estão as visitas, os atendimentos, os resultados de laboratório e as cobranças, num só lugar. A pergunta “quanto custou e o que foi receitado?” é questão de segundos, não de dez minutos.
A ficha de paciente: poucos campos, escolhidos de propósito
Pensei muito sobre o que a ficha deve conter. A tentação de oferecer todos os campos imagináveis é grande, mas cada campo é um que alguém precisa preencher e depois esquece.
Decidi pelo que uma médica quer saber antes de receitar ou examinar: tipo sanguíneo, alergias, histórico. E os dados que a recepcionista já pergunta por telefone. As alergias têm um campo próprio para não sumirem num texto longo, e isso me importava mais do que quase tudo na ficha.
O que não está: números de convênio, encaminhamentos, cadernetas de vacina, histórico familiar de forma estruturada. Para o consultório para o qual construo, ninguém precisava. Para outro consultório poderia ser o mais importante, e então seria preciso ampliar.
O atendimento e a receita: aqui quero ser totalmente sincero
O texto da receita no ClinicPlusPlus é um campo de texto. A médica escreve nele o que receita, com as palavras dela. O programa não verifica nada. Não conhece nenhuma base de medicamentos, não avisa sobre interações, não confere doses e não reconhece princípios ativos que contradigam a alergia da paciente.
Digo isso com tanta clareza porque, na propaganda dos “sistemas integrados”, costuma-se dar a impressão de que o software pensa. O meu não pensa. Uma base de medicamentos com checagem de interações é um projeto de anos, com especialistas, com manutenção e com questões de responsabilidade, e acho irresponsável afirmar algo assim como subproduto de um programa pequeno.
O ganho da integração está em outro lugar, e é modesto, mas real: ao escrever a receita, a médica vê a mesma tela em que estão as alergias da paciente, e a receita fica para sempre ligada ao atendimento e à paciente. Não está mais numa gaveta.
O laboratório
Um pedido de laboratório tem um número, uma paciente, um médico, um exame, uma data, um status e, mais tarde, um resultado com data e observação. Os exames em si estão numa lista com nome, código, categoria, preço, faixa normal e unidade.
Parece pouco, e é. Mas substitui algo muito concreto: a pilha de fotos de laudos de laboratório que antes chegavam no aplicativo de mensagens do consultório e precisavam ser arquivadas à mão na ficha certa. Um resultado agora fica preso a um pedido, e o pedido a uma paciente.
O que o programa não faz: ler laudos, comparar valores automaticamente com a faixa normal ou ligar aparelhos de laboratório. O resultado é digitado, não importado.
A cobrança
Uma cobrança no ClinicPlusPlus pertence à paciente. Tem um número, uma data, valores de consulta, medicamentos, laboratório e outros, um desconto, um total, o valor pago, a forma de pagamento, um status e uma observação. O status mostra, por exemplo, se a cobrança está em aberto ou paga, e a tela inicial mostra a receita de hoje em comparação com a de ontem.
Sendo franco, é a forma mais simples de cobrança que consegui imaginar. Está ligada à paciente e não automaticamente a um atendimento específico. Não conhece o detalhamento fiscal, e uma nota que atenda na Índia às exigências do GST está na minha lista e não foi construída. Quem precisa de formatos de nota exigidos por lei não pode usar hoje o programa para isso, e quero que isso fique claro.
O que a cobrança traz é ordem: todos os valores de uma paciente estão num lugar, por data, e no fim do mês ninguém precisa passar três noites conferindo livros para saber o que foi recebido.
A lista de medicamentos
No consultório alguns medicamentos são entregues diretamente, e para isso há uma lista simples com nome, nome genérico, categoria, unidade, fabricante, estoque, mínimo, preço de compra, preço de venda e data de validade. O status mostra “OK”, “Baixo” ou “Sem estoque”, e a tela inicial conta quantos medicamentos estão no mínimo ou abaixo.
Também aqui o limite: o estoque é mantido até agora à mão. Uma entrega no consultório não o desconta automaticamente. É uma lista com alarme, não um sistema de gestão de estoque. Para um consultório que opera sua farmácia em grande escala, não basta.
Uma visita passo a passo
Para que tudo isso não fique abstrato, aqui vai uma visita como ela aparece no ClinicPlusPlus. Pego uma paciente que vem há dois anos.
Ela telefona, e Mala cria uma marcação com o médico de sua escolha. Quando a paciente chega, a médica abre a marcação e, com ela, a ficha. No alto estão o tipo sanguíneo e as alergias, abaixo o histórico, e mais abaixo os atendimentos anteriores. A médica lê o que anotou da última vez e não precisa procurar a ficha em outra sala.
Ela cria o atendimento: queixa principal, sintomas, diagnóstico. Escreve o texto da receita e recomenda um exame de sangue. Define uma data de retorno, dali a uma semana. Depois cria o pedido de laboratório, e a paciente vai ao laboratório.
Dois dias depois chega o resultado. Mala o digita no pedido. A médica o vê na próxima vez que abre a ficha, e na consulta de retorno tudo está num só lugar.
No fim da primeira visita, Mala emitiu a cobrança: consulta, medicamentos do consultório, laboratório, sem desconto, pago em dinheiro. O valor aparece à tarde na receita do dia.
Nada disso leva mais do que alguns cliques. Mas a diferença para os três mundos é que a paciente agora tem uma só história, não três.
Proteção de dados e responsabilidade
Os dados dos pacientes são sensíveis, e quem constrói um programa para eles não deveria se contentar com um parágrafo. Por isso escrevo o que sei e o que não sei.
Os dados estão num único arquivo no computador do consultório. Não são transmitidos a mim nem a nenhuma nuvem. É uma vantagem real para quem valoriza o controle dos próprios dados.
O preço é a responsabilidade própria. Ainda não há backup automático, e o arquivo precisa ser copiado à mão para um segundo meio. Se o computador do consultório está protegido contra roubo, software malicioso e olhares curiosos, depende do consultório.
Uma gestão de permissões para diferentes funcionários, como os sistemas grandes conhecem, não está desenvolvida na medida em que considero necessária para um consultório maior. Hoje eu não usaria o ClinicPlusPlus num consultório em que várias pessoas precisem trabalhar com direitos de acesso claramente separados. Se o seu país ou o seu conselho profissional impõe requisitos concretos para guardar dados de saúde, não posso responder, e o programa também não. Pergunte onde a resposta é vinculante.
Quando um sistema integrado não é o certo
Não acho que todo consultório precise de um sistema integrado. Há bons motivos para manter as coisas separadas.
Quem tem uma cobrança muito especializada, por exemplo com convênios, precisa de uma ferramenta que faça isso muito bem, e um programa geral nunca será tão bom nisso. Quem tem um sistema de laboratório maduro deve mantê-lo. Quem se vira com meios simples e atende só dois ou três pacientes por dia talvez se sinta mais sobrecarregado do que aliviado por um programa.
A vantagem da integração cresce com o número de pacientes, de médicos e de níveis que precisam estar ligados. Num consultório com cinco pacientes por dia, é pequena. Num com cinquenta, é grande.
Uma pergunta que ouço com frequência
“Por que não simplesmente três programas distintos, cada um o melhor na sua área?” A resposta é: é uma estratégia legítima se alguém ligar os três. Num consultório pequeno, quase sempre é a recepcionista, com papel, telefone e memória. E é justamente ali que nascem os erros de que escrevi. Integração não significa que um programa seja o melhor em cada matéria, mas que a ligação não precisa mais ser feita por uma pessoa.
O que levo disso
Da cena da paciente que esperava, levei uma régua simples para software de consultório: quanto tempo leva para responder à pergunta que um paciente faz no balcão? Não quantas funções o programa tem, não quão bonito é o calendário, mas: quanto custou, o que foi receitado, quando devo voltar?
O ClinicPlusPlus responde isso hoje num só lugar. Faz isso com meios simples e limites claros: a receita é um texto, a cobrança não é fiscal, o estoque é mantido à mão, o backup também. Considero um começo honesto. Se basta para o seu consultório, só você pode julgar, e o melhor é fazê-lo colocando uma pergunta de paciente e cronometrando quanto tempo leva a resposta.
Se no seu consultório existe uma pergunta assim que sempre demora demais, escreva para mim. Eu as coleciono, porque delas nascem as funções de que realmente se precisa.
Este texto descreve o estágio do desenvolvimento no momento da publicação e não é aconselhamento jurídico nem de proteção de dados.