コルカタの診療所の戸棚は、千の診療所にあるような戸棚でした。灰色で、引き出しはまっすぐには滑らず、吊りフォルダーは縁が柔らかくなっていました。ある朝、マラさんは、二〇一九年から来ていない患者さんのカルテを取りに行きました。三番目の引き出しの、間違って整理された別の名前のフォルダーの後ろにありました。四分かかりました。患者さんは待っていて、何も言いませんでした。
誰もそれを問題とは見ませんでした。ごく普通のことでした。でもその朝、私は初めて、私たち開発者が見過ごしがちなことを真剣に考えました。紙には本当はいくらかかるのか。一枚あたりの円やルピーではなく、それに付随するすべてで。
この文章でその問いに正直に答えたいと思います。それは、両側を計算するということです。紙には、電子化の話ではよく黙っておかれる利点があり、電子カルテには、パンフレットに載らない費用があります。
紙の計算
紙のカルテの費用を計算したい人は、紙から始めるべきではありません。紙は安いのです。費用は別のところにあり、七つの項目があります。
1. 探す時間。 誰かがカルテを取りに行くたびに、数分がかかります。間違って整理されていたものは、もっとかかります。最大の項目で、ほとんど測られません。
2. 書き写す時間。 同じ情報が何度も書かれます。カルテに、処方箋に、請求書に。そのたび数秒で、毎日何十回にもなります。
3. 場所。 戸棚は場所をとり、場所には家賃がかかります。診療所が古いほど戸棚が増え、探すのに時間がかかります。
4. 材料。 紙、フォルダー、ペン、プリンター、トナー。誰もが目にする唯一の費用で、たいてい一番小さなものです。
5. 間違い。 読めない字、取り違えたフォルダー、忘れた記入。一部は何事もなく終わります。一部はそうではありません。
6. リスク。 火事、水、カビ、盗難。紙のカルテは一つしか存在しません。なくなれば、なくなったままです。
7. 取りこぼした収入。 診察、処方、検査、請求が別々の帳面にあると、ときどき請求書の項目が一つ抜けます。何回か、誰にもわかりません。定義上、誰も気づかないからです。
作り話の数字による計算例
私が考え出した数字で計算を示します。測った数字ではありません。あなたの数字に置き換えれば、あなたの診療所についての主張になります。
診療所に、一日に二十五人の患者さんが来るとします。患者さん一人あたり、平均六分が、探す、書き写す、聞くに消えるとします。システムなら節約できる分です。一日に百五十分、つまり二時間半です。一か月に二十六日働くなら、六十五時間です。
受付の一時間が診療所に百二十ルピーかかるとします。すると月に七千八百ルピー、年に九万三千六百ルピーです。戸棚の場所の家賃、おそらくその一割と、よくご存じの材料費を足してください。これが計算の見える側です。
見えない側は、間違いと取りこぼした収入です。それは、あなたの代わりに見積もれません。でも、一週間、何かを探したり、直したり、書き足したりしなければならなかった回数を書き留めれば、あなたには見積もれます。
結果が、全員を納得させる論拠になることはめったにありません。それまで知らなかった数字であり、それだけで会話が変わることがよくあります。
紙が本当にうまくできること
ここまでは、紙が間違いのように聞こえました。そうではありません。公平でいたいと思います。
電気がいらない。 照明がちらつく診療所では、カルテの戸棚は、どの瞬間にも使えます。パソコンはそうではありません。
研修がいらない。 フォルダーを開くことは誰にでもできます。ログインも、パスワードも、エラーメッセージもありません。
融通がきく。 余白に書き、図を描き、メモをとじ込めます。多くの医師は書きながら考え、紙は、彼らが行きたいところへついていきます。
あなたのものである。 どんな提供会社も、それを止め、値上げし、終了することはできません。どんな更新も、一夜にして動き方を変えたりしません。
確かめられる。 日付つきの手書きのメモは、国と場合によっては、誰もが理解でき、技術なしで確かめられる証拠です。
紙から電子に移る人は、その強みのいくつかを別のものと交換するのであり、それを知っておくべきです。
電子カルテにかかるもの
ここにも、ソフトの価格以上の項目があります。
パソコン。 確実に動く機材、そして場合によっては予備の二台目。電力の供給が不確かな診療所では、停電が入力の途中で起こらないよう、非常用電源が必要です。
ソフト。 製品によって、買い切りかサブスクか。サブスクなら、最初の月ではなく、五年で計算してください。
慣れるまでの時間。 誰かが、働く代わりに学んでいる時間。小さな診療所では些細ではなく、自然に感じるまで、日ではなく週がかかります。
バックアップ。 一台のパソコンにしかない電子カルテは、誰もバックアップしないなら、戸棚の紙のカルテよりも危険です。バックアップする人には、習慣、二つ目の媒体、そしてそれを思い出す誰かが必要です。
移行。 両方が並行して走る期間が、最も高くつきます。二重の作業、混乱、間違いがあります。それが代償ですが、過ぎていきます。
依存。 電子で働く人は、故障しうる技術と、それを保守する人々に依存します。電子化に反対する論拠ではありませんが、一つの項目です。
リスクを比べる
費用だけを比べる人は、リスクを見落とします。そしてリスクは、計算の最も面白い部分です。
紙は、燃え、濡れ、カビ、盗まれ、間違ったフォルダーの中に消えます。でも、そのリスクは目に見えて、誰にも理解でき、多くの診療所は、話したことがなくても、それに対する習慣を持っています。
電子のデータは別の形で失われます。ハードディスクが壊れ、プログラムが不具合を起こし、誰かがうっかりファイルを消し、悪意あるソフトがすべてを暗号化する。そうしたリスクは、起きるまで目に見えず、起きたときにはたいてい全面的です。解毒剤は、二つ目の場所にあるバックアップで、診療所が切り替えるときに学ばなければならない最も大切なことです。
私の正直な評価。きちんとバックアップされた電子カルテは、紙のカルテより安全です。バックアップのない電子カルテは、より危険です。違いは技術ではなく、習慣にあります。
一週間かけて測る方法
上の計算は、仮の数字に頼っています。一週間で、それを実測値に置き換えられますし、聞こえるより簡単です。
受付の席の横に、四つの欄を持つ紙を置いてください。探す、書き写す、聞く、直す。そのどれかが起きるたびに、線を一本引き、思い出せればおよその分数を横に書いてもらいます。正確である必要はありません。桁の見当をつけるためです。
週の終わりに、合計します。ほとんどの診療所は、どちらの方向にも驚きます。思っていたより少なかったとわかって、安心して紙を続ける診療所もあります。週に丸一日が、その四つの欄に消えているとわかる診療所もあります。
大切なのは、受付の人が自分でその紙を記入し、監視されていると感じないことです。何のためかを伝えてください。彼女の仕事を楽にできるかを知りたいのだ、と。それは本当のことで、彼女の速さが問われているのではと疑う場合とは、別の協力のしかたをしてくれます。
このテーマで聞かれること
電子化したら、紙のカルテは捨ててもいいですか。 あなたの国、職業、書類の種類によって違い、私にはお答えできません。保管期間があり、原本で残さなければならない書類もあります。何かを廃棄する前に、職能団体や協会に確認してください。
全部スキャンしなければなりませんか。 いいえ。たいていはお勧めしません。スキャンには多くの時間がかかり、スキャンしたページの大部分は二度と見られません。患者さんが戻ってきたときに、大切なところだけ移すほうがよいでしょう。
電子のほうが、個人情報保護の面で危険ですか。 別の形で危険です。紙は盗まれうるものの、部屋に入った人だけです。電子データは、パソコンがネットにつながり、守りが弱ければ、どこからでも到達されうるものになります。インターネットに接続する必要のないローカルのプログラムは、その攻撃対象を減らしますが、パソコンの保護の代わりにはなりません。
停電したらどうしますか。 そのときは紙が助けになります、あるうちは。多くの診療所は、その場合のために、最低限のことを手書きで記録する非常用の用紙を持っていて、あとでシステムに入力します。恥ずかしいことではなく、良い慣行です。
紙で足りるとき、電子化が割に合うとき
すべての人に当てはまる規則はありませんが、目安はあります。
診療所が小さく、一日の患者さんが少なく、医師が一人で、カルテがめったに必要とされず、すべてが一部屋に収まっているなら、紙で足ります。その場合、切り替えの労力は利益より大きく、誰にも無理をするようにとは言いません。
複数の医師が同じカルテを必要とし、一日に多くの患者さんが来て、請求書と処方を常に突き合わせなければならず、カルテが複数の場所で必要で、あるいは診療所の誰かがすでに時間の半分を探すことに費やしているなら、電子化は割に合います。
境目は数字ではなく、探して突き合わせることが、切り替えの費用より多くの時間を食うところにあります。それがどこなのかは、あなたが自分の週の記録で見つけるしかありません。
切り替えるなら、小さく始める
決心した人は、古いカルテをすべて一度に移そうとするべきではありません。それは診療所を何か月も麻痺させ、めったに終わらないプロジェクトです。
新しい患者さんから始めてください。決まった日から、新しい患者さんは電子で登録します。古い紙のカルテは戸棚に残します。
古いカルテをシステムに入れるのは、その患者さんが戻ってきたときだけにしてください。そのとき、本当に大切なものを移します。アレルギー、既往症、服用中の薬。残りは、安全な限り紙のままにします。
紙の保管庫を残してください。それはバックアップの一部であり、知っておくべき法定の保管期間があるかもしれません。
二重管理を終える日を決めてください。期限がないと、診療所は何年も二つの仕組みとともに暮らします。
ClinicPlusPlus ではどう見えるか
ここで紙と電子について書くのは、私がプログラムを作っているからで、その限界も挙げるのが公平だからです。
ClinicPlusPlus は、血液型、アレルギー、既往歴のある患者カルテを電子で作り、予約、診察、検査依頼、請求書とともに、診療所のパソコンの一つのファイルに保存します。探す作業と、繰り返し書き写す作業を置き換えます。
紙ができることのすべてを置き換えるわけではありません。紹介状、院外の報告書、スキャンしたメモのようなスキャン文書の保管場所は、現在の形では組み込まれていません。図や、余白への手書きの書き込みの場所もありません。自動バックアップがなく、ファイルは手で二つ目の媒体にコピーしなければならず、それがまさに上で書いたリスクです。その習慣を育てる気持ちのある診療所のためのプログラムです。
手放したくない紙の保管庫があっても、矛盾ではありません。私のようなプログラムは、新しいものすべてに秩序をもたらせますし、紙は、安全な場所に残ります。
多くの診療所が見落とす中間の解決策
純粋な紙と完全な電子化の間に、私がよく勧める中間の道があります。費用が少なく、教えてくれることが多いからです。予約の一覧だけを電子で持つこと。それ以外はすべて紙のまま。カルテ、処方箋、会計の帳簿。
理由は単純です。予約は、最もよく見られ、最もよく変更され、最もよく間違って写されるデータです。それを一か所に持つ人は、カルテの扱い方を誰にも新しく覚えさせずに、摩擦の大部分を取り除けます。そして数週間後に、さらに切り替える前に、全体が割に合うかどうかがわかります。
戸棚から学んだこと
あの朝マラさんがかけた四分は、問題ではありませんでした。問題は、誰もそれを問題と見なかったことです。そしてそれが、本当の計算だと思います。最も高くつく費用は、普通になってしまったために気づかれない費用なのです。
それは、すべての診療所が電子化すべきだということではありません。すべての診療所が、一度、紙にいくらかかっているかを正直に計算すべきで、私の数字ではなく、自分自身の数字でそうすべきだ、ということです。結果が「このままで大丈夫」なら、そのままで大丈夫で、そのために私は必要ありません。
計算をして、結果が一方向であれ他方向であれ、あなたを驚かせたなら、教えてください。そうした計算を集めています。どんな統計よりも、多くを教えてくれるからです。
この記事の数字は作り話の例示値であって、測定値ではありません。この記事は、公開時点での開発状況を説明しています。