ClinicPlusPlus vs Cliniko : logiciels de gestion médicale comparés

C’était un mardi matin, un peu après neuf heures, et j’étais assis dans la salle d’attente d’un petit cabinet à Kolkata. Pas en tant que patient. J’avais promis à la doctoresse de venir voir pourquoi, chez elle, « tout prend toujours autant de temps ». La secrétaire, je l’appellerai Mala, avait devant elle un gros agenda papier, à côté un ordinateur portable avec un fichier Excel ouvert, et à côté encore une pile de petits papiers où elle préparait les ordonnances pour la pharmacie voisine. Le téléphone a sonné, une patiente voulait déplacer son rendez-vous, et Mala s’est mise à feuilleter, à rayer, à réécrire, à chercher la fiche, à ne pas la trouver, à la trouver enfin.

Je fais du logiciel depuis vingt ans et je connais cette sensation : on voit quelque chose et on pense aussitôt « ça se règle ». La plupart du temps, il vaut mieux oublier cette pensée. Moi, je ne l’ai pas oubliée.

Ce que j’ai vraiment vu dans ce cabinet

Je ne veux pas exagérer. Le cabinet fonctionnait. La doctoresse était bonne, les patients revenaient, personne n’était au bord de l’effondrement. Mais ce matin-là j’ai noté où le temps s’accrochait, et la liste était plus longue que prévu.

Les rendez-vous étaient dans l’agenda et, en plus, dans le fichier Excel, parce que la doctoresse aimait les consulter de chez elle. Les deux sources ne concordaient pas toujours. Les dossiers des patients vivaient dans des chemises, et celui qui n’était pas venu depuis un an devenait une chasse au trésor. Les ordonnances étaient écrites à la main ou tapées puis retapées. Les résultats d’analyses arrivaient sur papier ou en photo par messagerie, et quelqu’un devait les ranger dans le bon dossier. En fin de mois, Mala passait trois soirées à rapprocher les factures du livre de caisse.

Et puis il y avait le courant. Deux fois en trois heures, la lumière a vacillé, et une fois internet a disparu pendant dix minutes. Personne ne s’est énervé. C’était normal.

C’est là que j’ai commencé à réfléchir sérieusement. Pas à savoir s’il existe des logiciels pour cabinets, évidemment qu’il y en a, mais s’il en existe un qui fonctionne dans cette pièce-là, avec cet internet-là, ce budget-là et ces factures-là.

D’abord, regarder ce qui existe

J’ai pris l’habitude de ne rien construire avant d’avoir sincèrement essayé d’acheter. Ça économise des mois. J’ai donc passé deux soirées à regarder tout ce que je trouvais. Certains outils étaient trop gros, conçus pour des cliniques avec un service informatique. D’autres étaient vieux et semblaient sortis d’une autre époque. Et puis il y avait Cliniko.

J’ai testé Cliniko en profondeur, et je le dis clairement parce que la suite du texte devient critique et que je ne veux pas être injuste. Cliniko est un bon produit. L’interface est propre. L’agenda avec une colonne par praticien est exactement tel qu’on l’imagine. Les modèles de notes de soins sont le fruit d’années de travail avec des kinésithérapeutes, des chiropracteurs et des professions voisines, et ça se sent. L’entreprise est australienne et le logiciel donne l’impression d’avoir été fait par des gens qui ont longuement parlé avec de vrais cabinets de ce monde-là.

Si vous dirigez un cabinet de kinésithérapie à Melbourne ou à Auckland, inutile de lire la suite. Prenez Cliniko.

Pourquoi cela ne convenait pas à ce cabinet

La doctoresse de Kolkata n’était pas une kinésithérapeute de Melbourne. J’ai noté quatre choses qui ne collaient pas, et je les ai notées telles que je les ressentais, pas comme les écrirait une plaquette commerciale.

Internet. Cliniko fonctionne dans le cloud. À Sydney, c’est parfaitement raisonnable. Dans le cabinet que j’avais visité, une journée sans connexion n’est pas une catastrophe, mais une journée où l’on ne peut pas ouvrir le dossier d’un patient à cause de cela, si. Un logiciel qui s’arrête à chaque coupure de réseau est là-bas un risque, pas un confort.

Le prix, dans la mauvaise monnaie. Cliniko se paie par praticien et par mois, en dollars. Le chiffre dont je me souviens, pour une seule personne, tournait autour de quarante-cinq dollars par mois, et il grimpe avec chaque praticien ajouté. Vérifiez le prix actuel vous-même, ces choses changent. Pour un cabinet australien, c’est une ligne de dépenses normale. Pour un petit cabinet indien dont les recettes sont en roupies, un abonnement permanent en dollars ne se vit pas pareil, et avec trois ou quatre médecins on le multiplie vite par douze.

Les factures. En Inde, une facture doit contenir certaines mentions, taxes comprises. Cliniko est conçu pour les formats australien, néo-zélandais et britannique. Ce n’est pas une critique, ce n’est simplement pas son marché. Mais cela voulait dire que Mala aurait fini le mois de nouveau dans Excel.

À qui appartiennent les données. Les dossiers des patients se trouvent sur les serveurs de Cliniko. Pour beaucoup de cabinets, c’est très bien. La doctoresse m’a dit, sans que je pose la question : « Je veux que les dossiers restent chez moi. » Ce n’était pas un argument juridique, c’était une intuition, et j’ai pensé qu’il fallait la prendre au sérieux.

Aucun de ces quatre points n’est un défaut de Cliniko. Ce sont des raisons pour lesquelles cet outil avait la mauvaise taille pour ce cabinet.

Le moment où j’ai décidé de le faire moi-même

J’aimerais pouvoir dire que j’ai pris une grande décision. En réalité, un samedi, j’ai simplement créé un projet vide, « juste pour voir » si en une journée j’obtenais quelque chose qui affiche une fiche patient et un calendrier.

J’ai choisi une application de bureau, parce qu’elle fonctionne sans internet et que les données tiennent dans un seul fichier sur l’ordinateur du cabinet. En interne, c’est du VB.NET avec une base SQLite locale, et l’écran est une vue web dans une fenêtre Windows. Ça paraît plus technique que ça ne l’est. Pour le cabinet, cela veut dire : ouvrir le programme, travailler, copier le fichier. Pas de compte, pas de serveur, pas d’abonnement.

La première journée a bien donné une fiche patient et un calendrier à moitié fait. Les semaines suivantes ont apporté ce qui arrive toujours quand on fait du logiciel pour de vraies personnes : j’ai construit ce que je croyais important, puis j’ai demandé à Mala et à la doctoresse, et la moitié leur était égale pendant qu’elles réclamaient des choses auxquelles je n’avais jamais pensé. Par exemple, Mala voulait voir tout de suite, en créant un rendez-vous, si la patiente était déjà venue. Un détail, mais il m’a appris ce que regarde quelqu’un qui travaille avec le téléphone coincé entre l’épaule et l’oreille.

Une conversation qui m’a fait changer d’avis

Il y a eu un moment, au bout de deux semaines, où j’ai failli abandonner. J’étais fatigué, le calendrier ne me plaisait toujours pas, et j’ai pensé que la solution raisonnable était peut-être de dire à la doctoresse de s’abonner à un service en ligne et de m’oublier. Je le lui ai dit à peu près ainsi, au téléphone. Il y a eu un court silence, puis elle a répondu quelque chose que je n’attendais pas : qu’elle avait déjà essayé deux logiciels de ce genre, qu’elle les avait quittés parce qu’à chaque panne de réseau elle se retrouvait devant un écran blanc, face à un patient, et qu’elle préférait un outil imparfait qui continue de marcher dans ces moments-là. Ce n’était ni un compliment ni une promesse. C’était une description de sa journée. J’ai raccroché et j’ai rouvert le projet.

Les erreurs que j’ai faites

J’ai fait au moins trois erreurs dans les premières semaines, et je préfère les raconter moi-même avant que quelqu’un d’autre les découvre.

La première, c’était le calendrier. J’ai passé deux jours à le rendre joli, avec des couleurs par médecin et du glisser-déposer, et ce n’est qu’après que j’ai demandé comment Mala crée réellement un rendez-vous. Réponse : au téléphone, d’une main, pendant que de l’autre elle cherche la fiche. Elle ne voulait pas de jolies couleurs ; elle voulait que le nom de la patiente soit en haut et que le prochain créneau libre soit marqué. J’ai refait le calendrier trois fois.

La deuxième erreur, c’était la sauvegarde. J’avais les données dans un seul fichier et je trouvais ça élégant. Puis, lors d’une promenade, je me suis rendu compte qu’un seul fichier, c’est aussi un seul endroit où tout peut casser. Une sauvegarde automatique figure donc sur ma liste et n’est pas encore intégrée. D’ici là, il faut copier le fichier à la main sur un second support, et je suis chaque fois un peu inquiet en pensant aux cabinets qui l’oublient. Ce n’est d’ailleurs pas un problème qui n’est que le mien : quiconque utilise un programme local doit s’occuper de ses sauvegardes. C’est le prix à payer pour que les données restent chez soi.

La troisième erreur, c’était la vanité. Je voulais que le logiciel fasse dès le départ tout ce que fait Cliniko. Au bout de trois semaines, j’ai compris qu’on ne rattrape pas dix ans d’avance en un mois, et j’ai commencé à ne construire que ce que le cabinet utilise chaque jour : créer un patient, donner un rendez-vous, noter la consultation, écrire le texte de l’ordonnance, établir la facture. Le reste peut attendre.

Ce que ClinicPlusPlus sait faire aujourd’hui, et ce qu’il ne sait pas faire

Ici, je dois être honnête, car une comparaison qui n’énumère que les points forts de son propre logiciel n’en est pas une.

ClinicPlusPlus gère les patients, les rendez-vous de plusieurs médecins, les consultations avec notes et texte d’ordonnance, les demandes d’analyses avec leurs résultats, les factures et un stock de pharmacie simple. Il tourne sur un ordinateur Windows sans internet, les données sont dans un fichier, et il y a un écran d’accueil avec les rendez-vous du jour et le résumé du patient.

Mais il n’est pas terminé, et je ne le présenterai pas comme tel. Certains écrans sont encore des prototypes, l’accueil et les rapports ne sont pas encore partout reliés aux données réelles, et la facture conforme à la fiscalité que je souhaite pour l’Inde est un objectif que je n’ai pas encore atteint. Il n’y a ni prise de rendez-vous en ligne pour les patients, ni rappels automatiques par SMS. Qui en a besoin aujourd’hui sera mieux servi par Cliniko.

Je l’écris aussi clairement parce qu’en vingt ans j’ai vu trop souvent ce qui se passe quand quelqu’un vend un logiciel avec des promesses qui n’existent pas encore. Au bout du compte, c’est le cabinet qui paie, avec son temps.

La comparaison directe

J’ai essayé de rendre le tableau équitable. Là où Cliniko est plus avancé, c’est écrit.

Qui devrait choisir quoi

Choisissez Cliniko si vous exercez en Australie, en Nouvelle-Zélande ou au Royaume-Uni, si vous êtes kinésithérapeute, ostéopathe ou chiropracteur et voulez les modèles de notes déjà éprouvés, si vous avez besoin de la réservation en ligne et des rappels par SMS et préférez une solution cloud avec un bon support.

ClinicPlusPlus peut vous intéresser si votre cabinet compte plusieurs médecins, si la connexion internet n’est pas fiable, si vous voulez garder les données des patients sur votre propre ordinateur et si vous cherchez un programme qu’on paie une fois et non chaque mois. Et si vous acceptez d’utiliser un logiciel qui grandit encore et de me dire ce qui lui manque.

Si vous êtes entre les deux, je vous conseille de regarder les deux. Testez Cliniko pendant la période d’essai. Ensuite, observez ce que vous faites réellement un mardi matin ordinaire dans votre cabinet, et demandez-vous quel outil vous gêne à ce moment-là.

Ce que j’en retiens

De cette histoire, je garde une règle que je connaissais déjà et que je n’avais jamais prise aussi au sérieux : le meilleur outil est celui qui convient à votre pièce, pas celui qui a le plus de fonctions. Cliniko convient à merveille aux cabinets pour lesquels il a été conçu. Mon logiciel essaie de convenir à une autre pièce. Mala fermera-t-elle un jour l’agenda papier, je n’en sais encore rien. Il est toujours sur la table, et, franchement, cela ne dépend pas de mon logiciel mais de ma capacité à le faire assez bien.

Si vous avez des questions ou s’il vous manque quelque chose, écrivez-moi. Et si vous utilisez Cliniko et que vous en êtes satisfait, gardez-le. Je le pense sincèrement.

Cet article décrit l’état du développement au moment de sa publication. Les prix des tiers changent, vérifiez-les sur le site de chaque éditeur.