Une patiente est revenue un après-midi au cabinet de Kolkata et a posé une question simple : « Combien m’avait coûté la dernière fois, et qu’est-ce que la doctoresse m’avait prescrit à l’époque ? » Personne n’a pu lui répondre en moins de dix minutes. Pas par incompétence, mais parce que la réponse se trouvait dans trois livres différents.
Le classeur des dossiers était dans l’armoire, avec les notes de la doctoresse. Le carnet d’ordonnances était sur le bureau, et les doubles des ordonnances étaient dans un tiroir quelque part. Le livre de caisse était chez Mala, sur sa propre étagère, rangé par date, pas par patiente. Mala a apporté l’un, la doctoresse l’autre, et la patiente a attendu pendant que toutes deux feuilletaient. À la fin, elles ont tout retrouvé. Mais cela a pris du temps, et toutes deux étaient un peu gênées.
J’étais assis à côté et j’ai pensé : trois mondes dans une pièce. Chacun, pris séparément, est en ordre. Ensemble, ils forment une énigme.
Ce que coûte vraiment la séparation
Quand on demande aux cabinets s’ils ont besoin d’un système intégré, on reçoit souvent un haussement d’épaules. « On s’en sort. » C’est presque toujours vrai. La question est de savoir ce que coûte de s’en sortir, et ces coûts sont rarement visibles, parce qu’ils se répartissent sur de nombreux petits moments.
Le travail en double. Le nom de la patiente figure sur la fiche, sur l’ordonnance et dans la facturation, et chaque fois il est réécrit. Le téléphone aussi. Cela ne fait que des secondes par visite, mais ce sont des dizaines chaque jour, et chaque fois c’est une occasion de faute de frappe.
Les angles morts. L’allergie de la patiente est dans le dossier. Mais la doctoresse écrit l’ordonnance sur le carnet, et le carnet ne sait rien du dossier. Qu’elle l’ait regardé auparavant dépend de son attention ce jour-là. Ce n’est pas un reproche. C’est un défaut du système : deux choses qui vont ensemble sont à des endroits différents.
Les facturations oubliées. Je ne l’ai pas compté dans ce cabinet, mais je l’ai vu ailleurs : quand le laboratoire, l’ordonnance et la consultation sont dans des livres différents, il manque parfois une ligne sur la facture. Pas par intention, mais parce que personne ne voit les deux côtés à la fois.
Le temps de recherche. La scène de la patiente et de sa question est du temps de recherche. Elle se répète chaque fois que quelqu’un veut savoir quelque chose qui dépasse la visite du jour.
Rien de cela n’est dramatique. Mais ensemble, cela fait des heures par semaine, et ce sont des heures de personnes qui sont là pour autre chose.
Ce que « intégré » signifie dans ClinicPlusPlus
Le mot « intégré » est beaucoup employé et peu expliqué. Chez moi, il veut dire quelque chose de très concret : les choses qui vont ensemble sont reliées dans la base de données et n’ont pas à être reliées à la main.
Cela commence par la patiente. Elle a un numéro, un nom, une date de naissance, un sexe, un téléphone, un e-mail, une adresse, un groupe sanguin, des allergies et des antécédents. C’est son dossier, et tout le reste s’y accroche.
Elle a des rendez-vous. Un rendez-vous a un médecin, une date, une heure, un type et un statut.
Du rendez-vous naît la consultation. Elle est liée à la patiente, au médecin et au rendez-vous. Elle contient le motif principal, les symptômes, le diagnostic, le texte de l’ordonnance, une recommandation d’analyses, une date de contrôle et des notes.
De la consultation peuvent naître des demandes d’analyses, avec un statut et un résultat.
Et la patiente a une facture, avec des lignes, une remise, un paiement et un statut.
À côté se trouve une liste de médicaments avec stock, minimum et date de péremption.
Quand la patiente de ma scène d’ouverture revient et que la doctoresse ouvre son dossier, on y trouve les visites, les consultations, les résultats d’analyses et les factures, au même endroit. La question « combien cela a-t-il coûté et qu’a-t-on prescrit ? » est l’affaire de quelques secondes, pas de dix minutes.
Le dossier patient : peu de champs, choisis à dessein
J’ai longtemps réfléchi à ce que doit contenir le dossier. La tentation est grande de proposer tous les champs imaginables, mais chaque champ est un champ que quelqu’un doit remplir et qu’il oublie ensuite.
Je me suis décidé pour ce qu’une doctoresse veut savoir avant de prescrire ou d’examiner : groupe sanguin, allergies, antécédents. Et les informations que la secrétaire demande de toute façon au téléphone. Les allergies ont un champ à part pour ne pas disparaître dans un long texte, et cela m’importait plus que presque tout le reste du dossier.
Ce qui n’y est pas : numéros d’assuré, courriers d’adressage, carnets de vaccination, antécédents familiaux sous forme structurée. Pour le cabinet pour lequel je construis, personne n’en avait besoin. Pour un autre cabinet, cela pourrait être le plus important, et il faudrait alors étendre.
La consultation et l’ordonnance : ici, je veux être tout à fait honnête
Le texte de l’ordonnance dans ClinicPlusPlus est un champ de texte. La doctoresse y écrit ce qu’elle prescrit, avec ses mots. Le programme ne vérifie rien. Il ne connaît aucune base de médicaments, n’avertit d’aucune interaction, ne contrôle aucune posologie et ne reconnaît pas les principes actifs qui contrediraient l’allergie de la patiente.
Je le dis aussi clairement parce que, dans la publicité des « systèmes intégrés », on donne volontiers l’impression que le logiciel réfléchit. Le mien ne le fait pas. Une base de médicaments avec contrôle des interactions est un projet de plusieurs années, avec des spécialistes, de la maintenance et des questions de responsabilité, et je trouve irresponsable d’affirmer cela comme sous-produit d’un petit programme.
Le gain de l’intégration est ailleurs, et il est modeste mais réel : en écrivant l’ordonnance, la doctoresse voit le même écran que celui où figurent les allergies de la patiente, et l’ordonnance reste à jamais liée à la consultation et à la patiente. Elle n’est plus dans un tiroir.
Le laboratoire
Une demande d’analyses a un numéro, une patiente, un médecin, une analyse, une date, un statut et, plus tard, un résultat avec date et remarque. Les analyses elles-mêmes sont dans une liste avec nom, code, catégorie, prix, plage normale et unité.
Cela paraît peu, et ça l’est. Mais cela remplace quelque chose de très concret : la pile de photos de comptes rendus de laboratoire qui arrivaient auparavant sur la messagerie du cabinet et devaient être classées à la main dans le bon dossier. Un résultat est désormais rattaché à une demande, et la demande à une patiente.
Ce que le programme ne sait pas faire : lire les comptes rendus, comparer automatiquement les valeurs à la plage normale ou connecter des appareils de laboratoire. Le résultat est saisi, pas importé.
La facture
Une facture dans ClinicPlusPlus appartient à la patiente. Elle a un numéro, une date, des montants pour la consultation, les médicaments, le laboratoire et autres, une remise, un total, le montant payé, le mode de paiement, un statut et une note. Le statut indique par exemple si la facture est en attente ou payée, et l’écran d’accueil affiche les recettes du jour par rapport à la veille.
Pour être franc, c’est la forme de facture la plus simple que j’aie pu imaginer. Elle est liée à la patiente et pas automatiquement à une consultation précise. Elle ne connaît pas la ventilation fiscale, et une facture qui satisfait en Inde aux exigences de la GST est sur ma liste et n’est pas construite. Qui a besoin de formats de facture imposés par la loi ne peut pas utiliser aujourd’hui le programme pour cela, et je veux que ce soit clair.
Ce que la facture apporte, c’est l’ordre : tous les montants d’une patiente sont au même endroit, par date, et en fin de mois personne n’a plus à passer trois soirées à rapprocher des livres pour savoir ce qui a été encaissé.
La liste de médicaments
Au cabinet, quelques médicaments sont délivrés directement, et pour cela il y a une liste simple avec nom, nom générique, catégorie, unité, fabricant, stock, minimum, prix d’achat, prix de vente et date de péremption. Le statut affiche « OK », « Faible » ou « En rupture », et l’écran d’accueil compte combien de médicaments sont au minimum ou en dessous.
Ici aussi, la limite : le stock est tenu à la main jusqu’à présent. Une délivrance au cabinet ne le décrémente pas automatiquement. C’est une liste avec alarme, pas un système de gestion de stock. Pour un cabinet qui exploite sa pharmacie à grande échelle, cela ne suffit pas.
Une visite pas à pas
Pour que tout cela ne reste pas abstrait, voici une visite telle qu’elle se présente dans ClinicPlusPlus. Je prends une patiente qui vient depuis deux ans.
Elle téléphone, et Mala crée un rendez-vous avec le médecin de son choix. Quand la patiente arrive, la doctoresse ouvre le rendez-vous et, avec lui, le dossier. En haut figurent le groupe sanguin et les allergies, dessous les antécédents, et plus bas les consultations précédentes. La doctoresse lit ce qu’elle a noté la dernière fois et n’a pas à chercher la fiche dans une autre pièce.
Elle crée la consultation : motif principal, symptômes, diagnostic. Elle écrit le texte de l’ordonnance et recommande une prise de sang. Elle fixe une date de contrôle, dans une semaine. Puis elle crée la demande d’analyses, et la patiente va au laboratoire.
Deux jours plus tard, le résultat arrive. Mala le saisit sur la demande. La doctoresse le voit à la prochaine ouverture du dossier, et lors du rendez-vous de contrôle, tout est au même endroit.
À la fin de la première visite, Mala a établi la facture : consultation, médicaments du cabinet, laboratoire, sans remise, payé en espèces. Le montant apparaît le soir dans les recettes du jour.
Rien de cela ne demande plus de quelques clics. Mais la différence avec les trois mondes, c’est que la patiente a désormais une seule histoire, pas trois.
Protection des données et responsabilité
Les données des patients sont sensibles, et celui qui construit un programme pour elles ne devrait pas se contenter d’un paragraphe. J’écris donc ce que je sais et ce que je ne sais pas.
Les données sont dans un seul fichier sur l’ordinateur du cabinet. Elles ne sont transmises ni à moi ni à un cloud. C’est un avantage réel pour tous ceux qui tiennent à la maîtrise de leurs données.
Le prix, c’est la responsabilité propre. Il n’y a pas encore de sauvegarde automatique, et le fichier doit être copié à la main sur un second support. Que l’ordinateur du cabinet soit protégé contre le vol, les logiciels malveillants et les regards curieux dépend du cabinet.
Une gestion des droits pour différents employés, comme la connaissent les grands systèmes, n’est pas développée dans la mesure où je la juge nécessaire pour un cabinet plus grand. Je n’utiliserais pas aujourd’hui ClinicPlusPlus dans un cabinet où plusieurs personnes doivent travailler avec des droits d’accès nettement séparés. Si votre pays ou votre ordre professionnel impose des exigences précises pour la conservation des données de santé, je ne peux pas vous répondre, et le programme non plus. Renseignez-vous là où la réponse fait foi.
Quand un système intégré n’est pas le bon choix
Je ne pense pas que tout cabinet ait besoin d’un système intégré. Il y a de bonnes raisons de garder des choses séparées.
Qui a une facturation très spécialisée, par exemple avec des assurances ou des caisses, a besoin d’un outil qui fait cela très bien, et un programme généraliste ne sera jamais aussi bon en la matière. Qui a un système de laboratoire mûr doit le garder. Qui se débrouille avec des moyens simples et n’a que deux ou trois patients par jour sera peut-être plus chargé qu’allégé par un programme.
L’avantage de l’intégration croît avec le nombre de patients, de médecins et de niveaux qui doivent être reliés. Dans un cabinet à cinq patients par jour, il est faible. Dans un cabinet à cinquante, il est grand.
Une question que j’entends souvent
« Pourquoi pas simplement trois programmes distincts, chacun le meilleur dans son domaine ? » La réponse : c’est une stratégie légitime si quelqu’un relie les trois. Dans un petit cabinet, c’est presque toujours la secrétaire, avec le papier, le téléphone et la mémoire. Et c’est précisément là que naissent les erreurs dont j’ai parlé. Intégration ne veut pas dire qu’un programme est le meilleur dans chaque matière, mais que la liaison n’a plus à être faite par une personne.
Ce que j’en retiens
De la scène de la patiente qui attendait, j’ai retenu une mesure simple pour les logiciels de cabinet : combien de temps faut-il pour répondre à la question qu’un patient pose au comptoir ? Pas combien de fonctions le programme possède, pas la beauté du calendrier, mais : combien cela a-t-il coûté, qu’a-t-on prescrit, quand dois-je revenir ?
ClinicPlusPlus y répond aujourd’hui au même endroit. Il le fait avec des moyens simples et des limites claires : l’ordonnance est un texte, la facture n’est pas fiscale, le stock est tenu à la main, la sauvegarde aussi. Je considère que c’est un début honnête. Si cela suffit pour votre cabinet, vous seul pouvez en juger, et le mieux est de le faire en posant une question de patient et en chronométrant le temps de la réponse.
Si, dans votre cabinet, il y a une telle question qui prend toujours trop de temps, écrivez-la-moi. Je les collectionne, car c’est d’elles que naissent les fonctions dont on a vraiment besoin.
Cet article décrit l’état du développement au moment de sa publication et ne constitue pas un conseil juridique ni en matière de protection des données.